easySoft

Site: Döpfer Helpdesk
Course: Döpfer Helpdesk
Book: easySoft
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Date: Monday, 13 July 2020, 9:56 AM

Description

Handbuch und Prozessbeschreibungen für den Einsatz von easySoft in der Döpfer Akademie

1. Einleitung

Hinweise zur Anwendung von easySoft und Anmerkungen zur erstmaligen Einrichtung

2. Grundlagen

Die ersten Schritte im Programm

2.1. Kursanlage

Wie legt man einen Kurs in easySoft an.

2.2. Checkliste Kursanlage

  • Kursplanung
  • Gelbes +
    • Kurze Kursbezeichnung (yyymmdd_1 z.B. 20200106_1 oder_2, _3 etc.)
    • Zuordnung Lehrgang
    • Kursdauer
    • Lange Kursbezeichnung (identisch zur Homepage)
    • Fertigstellen
  • Allgemein
    • Leitung: Akademieleitung
    • Leitung (K): Kursleitung
    • Minimum
    • Maximum
    • D-Status
    • Beschreibung (von Homepage kopieren)
  • Seminar
    • Anzahl gepl. Std. 
    • Fortb.-Punkte
    • Voraussetzungen
    • Inhalte, Ziele (von Homepage kopieren)
    • Sonstiges (Hinweise von Homepage)
  • Seminarplan
    • Tagespunkt hinzufügen
      • Datum
      • Uhrzeit
      • Bezeichnung
      • Hauptraum
      • Hauptdozent (ggf. weitere Dozenten hinzufügen)
      • Dauer in UStd (pro Tag einzeln eintragen)
    • Kursabschnittspreis hinzufügen
      • Gelbes +
      • Lehrgang filtern
      • Leistung auswählen und zweimal mit OK bestätigen
  • Merkmale
    • DöpferID, Fachrichtung, Standort und Zielgruppen (siehe Homepage)
  • Aufgaben
    • Doppeltes gelbes + --> Aufgabenvorlage auswählen und mit OK bestätigen
    • Einfaches gelbes + --> ggf. einzelne Aufgaben selber hinzufügen
      • Auf der rechten Seite unter Details und Referenzangaben bearbeiten

3. Regeln

Festgelegte Regeln zur Benennung und Bezeichnung

3.1. Nomenklatura


1) Benennung der Dateien im easySoft Laufwerk:

    [STANDORTKÜRZEL]_Bezeichnung_YY-MM.Dateiendung
    z.B. NUE_Formulare_Kostenuebernahme_2017-11.pdf

    Wenn Datei für alle Standorte global gilt dann:
    DA_Bezeichnung_YY-MM.Dateiendung
    z.B. DA_Formulare_Kostenuebernahme_2017-11.pdf

2) Struktur der Ordner:

    Hauptordern gefolgt von Standorten (ausgeschrieben)
    Dokumente -> Nürnberg -> NUE_Formulare_Kostenuebernahme_2017-11.pdf
    
    Dateien die für alle Standorte verwendet werden können liegen im Hauptordner
    z.B. easySoft/Dokumente/DA_Formulare_Kostenuebernahme_2017-11.pdf


3) Benennung der ER3 Berichte:

    Die ER3 Berichte werden zusätzlich im Ordner ER3-Berichte im easySoft Laufwerk abgelegt.
    Der Name der Dateien lautet wie auch die Nomenklatur in easySoft:

    [STANDORTKÜRZEL]_Bezeichnung_YYMMDD.er3
    z.B. NBG_Dozentenliste_20191216.er3

    Wenn der Bericht für alle Standorte einsetzbar ist wird das Kürzel DA_ verwendet.


4) Benennung und Export von Rechnungen aus easySoft:

    Rechnungen als Einzelrechnungen exportieren (auch mehrere!) und bei der Abfrage des Dateinamens "RE" eingeben (ohne "").
    easySoft erzeugt die Datei mit dem Namen RE_[RECHNUGNSNUMMER].pdf
    Zielordner ist Easysoft/Buchhaltung/EXPORT_BELEGE


5) Benennung / Titel von Veranstaltungen und Kursen in easySoft
    [Kurstitel lang] (Anbieter/Konzept/Firma): [Modul/Zusatz](Hinweis)
    z.B. Manuelle Therapie (INOMT): Ex 1
    z.B. Manuelle Therapie (INOMT): Reha Wahlmodul (KG-Gerät)

    z.B. Manuelle Therapie der oberen Extremität (DAHTH): Modul C3 oder
         Handtherapeut (DAHTH): Modul C3 (Manuelle Therapie der oberen Extremität)
    z.B. Ausbildung zum Schwindel- und Vestibular-Therapeuten: Refresherkurs

6) Kürzel der Kurse bei easySoft
    Diese lauten yyyymmdd_1 also JAHR gefolgt von MONAT und TAG inkl. 0!! Also immer 4STellen / 2 Stellen / 2 STellen
    z.B. 20200106_1 oder _2 _3 _4 je nachdem welcher Kurse es an diesem Tag ist

7) Telefon und Nummern-Format:
    Das definierte Format für Telefonnummer lautet +49 1234/12345678 und ist entsprechend überall zu verwenden.


4. Rechnungsstellung

Alles rund um das Thema Rechnungen in easySoft

4.1. Checkliste Rechnungserstellung

      
  • Anmeldungen Papier mit Daten in easySoft abgleichen
  • In Kursplanung „Allgemein“ prüfen ob Rechnungsempfänger angezeigt wird. 
  • Falls noch nicht geschehen Kursabschnitt und Kursabschnittspreis erstelle.    
  • In Kursplanung unter „Rechnungen“ Kursrechnungen mit Rechtsklick generieren
    • Statusauswahl
    • Einzelrechnung
    • Markieren
    • Fälligkeitsschema
  • Alle Rechnungen markieren und folgendes anpassen --> Buchungstext im Feld Beschreibung: Kursname (bitte abkürzen) Kurslaufzeit von – bis z.B. Praxismanager 18.01 – 02.05.2020 (Tageskurs nur ein Datum) max. 60 Zeichen, Laufzeit sehr wichtig
  • Einzelne Kursrechnungen ggf. anpassen

    • Preis

    • Fälligkeit

    • Rechnungsposition hinzufügen und anpassen, wenn z.B. mehrere Module mit einer Rechnung bezahlt werden

    • Rabatte:

      • unter Schlusstext (Texte) folgenden Satz in der Teilnehmerrechnung hinzufügen „Ein Schülerrabatt (Prämiengutschein etc.) in Höhe von X€ berücksichtig.“

      • Interne Rechnung erstellen siehe Datei „Prozessbeschreibung Sonderfälle Rechnungsstellung“

  • Alle (interne Rechnungen z.B. an die Schule müssen nicht markiert/gedruckt) Kursrechnungen markieren, Rechtsklick, Rechnungen drucken

  • Rechnungen als PDF exportieren (X:\Easysoft\Buchhaltung\EXPORT_BELEGE)

    • Bei mehreren Rechnungen „RE_“ als Dateiname eingeben und speichern

    • Bei einer einzelnen Rechnung (Stornogebühr) „RE__entsprechende Rechnungsnummer“

  • Status bei Teilnehmern anpassen „Rechnung erhalten“
  • Aufwandsformular für den jeweiligen Kurs an Ilona Bauer-Popp mailen

4.2. Stornorechnung

Fall 1 - Rechnung wurde noch nicht gebucht:
Die Rechnung kann entsprechend angepasst werden und muss neu als PDF exportiert werden. Zusätzlich muss eine Gutschrift für die "alte" Rechnung erstellt werden, siehe 4.2

Fall 2 - Rechnung wurde bereits gebucht:
Die Rechnung markieren, Rechtsklick - Rechnung stornieren. Neue Rechnung erstellen, siehe 4.1

4.3. Rechnung Stornogebühr

Wie erstelle ich eine Rechnung über die Gebühr bei Kursstornierung?

  • Kursplanung - entsprechenden Kurs auswählen
  • Rechnungen
    • Rechnungen generieren (Rechtsklick)
      • Statusauswahl
      • Einzelrechnung
      • Teilnehmer auswählen
      • Fälligkeitsschema: Standard
    • Buchungstext im Feld Beschreibung: Kursname (bitte abkürzen) Kurslaufzeit von – bis
    • Rechnungsposition
      • aktuelle Position mit - löschen
      • neue Position mit + hinzufügen >> Lehrgang auswählen, Alle Kurse, Alle Leistungen und nach "Gebühr für Kursstornierung" suchen und mit OK bestätigen
    • Rechnung drucken (Rechtsklick)
    • PDF exportieren (Rechtsklick) 
      • bitte beachten, dass bei einzelnen Rechnungen der Dateiname (RE__Rechnungsnummer) eingegeben muss und nicht automatisch abgespeichert wird
    • Status beim Teilnehmer anpassen (Storno mit Gebühr)


4.4. Sonderfälle bei der Rechnungsstellung

Rechnungen erstellen siehe 4.1.

I. Förderungen durch Ämter, z. B. Bildungsgutschein, Prämienscheck etc.

1. Kursgebühr wird zu 100 % durch Förderung gedeckt

Hier ist als Zahlungspflichtiger im Teilnehmerstamm der Debitor 200081 „Bildungs-, Prämiengutschein oder Bildungsscheck“  auszuwählen. Es wird eine fiktive Rechnung erstellt um einen Buchungssatz für die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung zu generieren.

 

FiBu: Kursgebühr wird komplett auf den Debitor 200081 „Bildungs-, Prämiengutschein oder Bildungsscheck“  gebucht.

Debitor wird bei Zahlung des Amtes ausgeglichen.

Konto

Gegenkonto

Kostenstelle

Betrag

200081 „Bildungs-…“

80315 "Erlöse Fortbildungskurse"

jeweilige Standortkostenstelle

komplette Kursgebühr

 

2. Kursgebühr wird nur teilweise durch Förderung gedeckt

Hier ist die Kursgebühr zu splitten.

Der Teilnehmer erhält eine Rechnung über seinen Anteil der Kursgebühr. Im Rechnungstext ist ersichtlich, dass bereits der Anteil der Förderung abgezogen worden ist.

Über den Anteil der Förderung ist eine fiktive Rechnung zu erstellen. Hierzu wird der Debitor 200081 „Bildungs-, Prämiengutschein oder Bildungsscheck“  als Zahlungspflichtiger ausgewählt.

 

FiBu: Es werden zwei Buchungssätze erzeugt. Der Anteil des Teilnehmers wird direkt auf dessen Debitor gebucht. Der Anteil der Förderung wird auf den Debitor 200081 „Bildungs-, Prämiengutschein oder Bildungsscheck“  gebucht. Debitor wird bei Zahlung des Amtes ausgeglichen.

 

Konto

Gegenkonto

Kostenstelle

Betrag

Debitorennummer des Teilnehmers

80315 "Erlöse Fortbildungskurse"

jeweilige Standortkostenstelle

Anteilige Kursgebühr des Teilnehmers

200081 „Bildungs-…“

80315 "Erlöse Fortbildungskurse"

jeweilige Standortkostenstelle

Anteil der Förderung

 

 

 

 

 

 

 

II. Nachlässe innerhalb der Döpfer-Gruppe, z. B. Schülerrabatt, Fortbildungsgutschein etc.

110 % Schülerrabatt/Alumnirabatt

Hier ist die Kursgebühr zu splitten.

Der Teilnehmer erhält eine Rechnung über 90 % der Kursgebühr. Im Rechnungstext ist ersichtlich, dass bereits 10 % Schülerrabatt abgezogen worden sind.

Die entsprechende Schule, an der der Teilnehmer seine Ausbildung absolviert/absolviert hat, erhält eine Rechnung über den gewährten Schülerrabatt. Hierzu ist der Debitor der jeweiligen Schule der Döpfer-Gruppe auszuwählen.

Gerne können die Rabatte eines Kurses in eine Rechnung zusammengefasst werden. Bitte dann im Schlusstext die einzelnen Teilnehmer vermerken.

 FiBU: Es werden zwei Buchungssätze erzeugt. Die verringerte Kursgebühr des Teilnehmers wird direkt auf dessen Debitor gebucht. Der Schülerrabatt wird auf den Debitor der jeweiligen Schule gebucht. Debitor wird bei Zahlung der Schule ausgeglichen.

 

Konto

Gegenkonto

Kostenstelle

Betrag

Debitorennummer des Teilnehmers

80315 "Erlöse Fortbildungskurse"

jeweilige Standortkostenstelle

90 % der Kursgebühr

Debitorennummer der Schule

86031 "Erlöse LV von gGmbH" für die bayr. Standorte bzw. 86032 "Erlöse LV von EUN" für die nichtbayr. Standorte

jeweilige Standortkostenstelle

10 % der Kursgebühr

 

 2.   Fortbildungsgutscheine

Hier ist die Kursgebühr zu splitten.

Der Teilnehmer erhält eine Rechnung über die Kursgebühr verringert um den eingelösten Gutschein. Im Rechnungstext ist ersichtlich, dass bereits die Kursgebühr mit dem Gutschein verrechnet worden ist.

Die entsprechende Schule, die den Gutschein ausgegeben hat, erhält eine fiktive Rechnung über Höhe des eingereichten Gutscheines. Hierzu ist der Debitor der jeweiligen Schule der Döpfer-Gruppe auszuwählen.

FiBU: Es werden zwei Buchungssätze erzeugt. Die verringerte Kursgebühr des Teilnehmers wird direkt auf dessen Debitor gebucht. Der Gutschein wird auf den Debitor der jeweiligen Schule gebucht. Debitor wird ausgeglichen mit der bereits erfolgten Anzahlung der Schule.

 

Konto

Gegenkonto

Kostenstelle

Betrag

Debitorennummer des Teilnehmers

80315 "Erlöse Fortbildungskurse"

jeweilige Standortkostenstelle

verringerte Kursgebühr

Debitorennummer der Schule

86031 "Erlöse LV von gGmbH" für die bayr. Standorte bzw. 86032 "Erlöse LV von EUN" für die nichtbayr. Standorte

jeweilige Standortkostenstelle

Höhe des Gutscheins

 

 III.            Rabatte durch Kooperationspartner

Diese sind sofort von der Kursgebühr abzuziehen. Es entsteht kein Erlös für diesen Anteil und folglich muss für diesen Anteil auch keine Rechnung erstellt werden.

Die oben genannten Nachlässe können auch gleichzeitig auftreten.

z. B. ein Teilnehmer hat einen Prämienscheck über 50 % der Kursgebühr sowie einen Fortbildungsgutschein einer Döpfer-Schule. In diesem Fall ist die Kursgebühr zu 3 Teilen zu splitten. Es wird jeweils eine Rechnung für den Teilnehmer, das Amt und die Schule erstellt.