easySoft

Handbuch und Prozessbeschreibungen für den Einsatz von easySoft in der Döpfer Akademie

4. Rechnungsstellung

4.1. Checkliste Rechnungserstellung

      
  • Anmeldungen Papier mit Daten in easySoft abgleichen
  • In Kursplanung „Allgemein“ prüfen ob Rechnungsempfänger angezeigt wird. 
  • Falls noch nicht geschehen Kursabschnitt und Kursabschnittspreis erstelle.    
  • In Kursplanung unter „Rechnungen“ Kursrechnungen mit Rechtsklick generieren
    • Statusauswahl
    • Einzelrechnung
    • Markieren
    • Fälligkeitsschema
  • Alle Rechnungen markieren und folgendes anpassen --> Buchungstext im Feld Beschreibung: Kursname (bitte abkürzen) Kurslaufzeit von – bis z.B. Praxismanager 18.01 – 02.05.2020 (Tageskurs nur ein Datum) max. 60 Zeichen, Laufzeit sehr wichtig
  • Einzelne Kursrechnungen ggf. anpassen

    • Preis

    • Fälligkeit

    • Rechnungsposition hinzufügen und anpassen, wenn z.B. mehrere Module mit einer Rechnung bezahlt werden

    • Rabatte:

      • unter Schlusstext (Texte) folgenden Satz in der Teilnehmerrechnung hinzufügen „Ein Schülerrabatt (Prämiengutschein etc.) in Höhe von X€ berücksichtig.“

      • Interne Rechnung erstellen siehe Datei „Prozessbeschreibung Sonderfälle Rechnungsstellung“

  • Alle (interne Rechnungen z.B. an die Schule müssen nicht markiert/gedruckt) Kursrechnungen markieren, Rechtsklick, Rechnungen drucken

  • Rechnungen als PDF exportieren (X:\Easysoft\Buchhaltung\EXPORT_BELEGE)

    • Bei mehreren Rechnungen „RE_“ als Dateiname eingeben und speichern

    • Bei einer einzelnen Rechnung (Stornogebühr) „RE__entsprechende Rechnungsnummer“

  • Status bei Teilnehmern anpassen „Rechnung erhalten“
  • Aufwandsformular für den jeweiligen Kurs an Ilona Bauer-Popp mailen